Les entreprises doivent adapter leurs processus métier aux enjeux de leur marché

Le système d’information (SI) des entreprises est au centre de leur performance opérationnelle et de leur compétitivité. Le logiciel BPM occupe une place importante dans le SI et vient lui apporter plus d’efficacité.
Face aux pressions fortes qui s’exercent sur elles (évolution numérique et du comportement des consommateurs, concurrence, réglementations, qualité, nécessité de traçabilité,…), les entreprises doivent être très réactives et capables d’adapter en permanence leur SI aux besoins des directions métiers pour répondre aux besoins de leur marché, augmenter leur chiffre d’affaires et, en particulier :

  • créer, gérer, optimiser et «tracer» leurs processus métier et leurs circuits de décision,
  • créer les nouvelles applications dont elles ont besoin rapidement avec le moins de code possible, low code, ou sans programmation en s’appuyant sur les briques logicielles du système d’information de l’entreprise,
  • automatiser au maximum les tâches simples et répétitives sans plus-value incluses dans les processus métier,
  • Intégrer des outils d’intelligence artificielles (IA ou AI).

Autour des processus métiers plusieurs approches, chacune avec sa spécificité :

  • BPM : Business Processus Management (Gestion et optimisation des processus métier),
  • BAM : Business Applications Management (Création et optimisation d’applications métier),
  • RPA : Robotic Process Automation (automatisation des processus répétitifs ou encore automatisation robotisée des processus),
  • iBPM : Business Processus Management accessible à distance,
  • iBPMs : Plateforme BPM intelligente et accessible à distance. C’est le cabinet GARTNER qui a introduit ce terme pour signaler l’évolution des outils BPM classiques vers des solutions dites intelligentes.

BPM, des processus métier à optimiser

  • activation de ligne/facturation dans le secteur des télécoms,
  • gestion des demandes de congés et/ou de RTT,
  • circuits de validation des notes de frais,
  • gestion des demandes d’achats,
  • gestion des réclamations clients, gestion des sinistres,
  • traitement et validation des factures fournisseurs, validation et approbation de documents,
  • gestion des appels d’offres.

BAM, des applications à créer

  • processus de gestion des innovations (idées, validations, échanges de documents, décisions),
  • gestion de processus qualité produits,
  • gestion des agréments ou conformités réglementaires,
  • processus de lancement de nouveaux produits ou services,
  • gestion des commandes de bout en bout en s’intégrant au système d’information existant,
  • gestion des arrivées/départs de collaborateurs,
  • processus de distribution (delivery) d’un produit ou d’une solution pour les clients,
  • processus de la gestion de commande à l’encaissement « Order to Cash »,
  • monitoring des processus business.

RPA, des tâches à automatiser

Pour des processus répétitifs pour lesquels des collaborateurs concernés ne peuvent apporter de valeur ajoutée, il faut automatiser les tâches et ainsi leur permettre de travailler sur des missions plus valorisantes. Par exemple :

  • automatisation de certains traitements de back office,
  • rapprochements automatiques d’opérations comptables,
  • réponse automatique d’attente aux mails des clients,
  • traitements automatisés de dossiers ou de formulaires,
  • scoring automatique de fournisseurs ou clients.

La qualité des traitements est ainsi améliorée.

iBPMs, des applications intelligentes qui proposent des actions

  • Analyse métier en temps réel, gestion d’événements complexes
  • Utilisation d’outils collaboratifs et de smartphones pour prendre les décisions à distance,
  • Recommandations d’actions, prise de décision guidée pour l’utilisateur et recommandation de décisions plus efficaces.
  • Maintenance prédictive
  • Reporting analytique étendu

La solution, une plateforme iBPMs pour automatiser les tâches répétitives, gérer les processus à distance, prendre les bonnes décisions

Les facteurs qui incitent les entreprises à se tourner vers cette solution complète :

  • Les contraintes budgétaires, car ces outils d’optimisation des processus métier et de création d’applications métier et d’automatisation des tâches répétitives sont beaucoup moins coûteux que l’intégration de progiciels ou un développement spécifique.
  • La facilité d’utilisation
  • Les recommandations prédictives qui facilitent la prise de décision des différents acteurs

Une plateforme iBPMs est donc un outil complet qui associe les outils suivants.

Un logiciel BPM pour créer et gérer processus et application métier

La facilité d’utilisation du logiciel BPM permet une grande réactivité.

Un logiciel BPM devient alors un véritable outil complémentaire au SI en permettant de créer, de gérer, d’optimiser, d’automatiser les processus et de créer des applications métier sans changer les autres briques de votre système d’information composé :

  • d’un ERP (progiciel de gestion intégré),
  • d’un CRM (gestion d’une base de données clients),
  • d’une GED (Gestion Electronique des Documents),
  • d’un logiciel de gestion du personnel,
  • et de toute autre brique logicielle interne ou externe à l’entreprise.

Un outil RPA pour automatiser les process sans valeur ajoutée

Dès qu’un goulet d’étranglement dans une chaîne de workflow apparaît, il est important de l’analyser pour en connaître les raisons. S’il s’avère qu’il est le résultat d’erreurs humaines portant sur des tâches répétitives sans valeur ajoutée, il est important de les automatiser avec une plateforme RPA.

Des outils d’intelligence artificielle pour prendre les bonnes décisions iBPMs

  • proposer des décisions adaptatives et appliquer des règles à des événements de plus en plus complexes,
  • prévoir des dysfonctionnements, anticiper les risques .

Le choix d’HLi : un partenariat avec K2

Depuis 2009, HLi est partenaire et spécialiste du logiciel BPM K2, qui associe :

  • une méthode pour améliorer la performance opérationnelle des entreprises. Son implantation, stratégique, nécessite un certain nombre de prérequis et de méthode qu’il est indispensable de valider et de mettre en place.
  • une suite logicielle et une plateforme complète qui associe BPM, BAM, RPA et peut  devenir iBPMs.

1. Créer, gérer, optimiser processus et application métier sans code K2 BPM et BAM

La partie BPM et BAM de l’outil K2 permet :

  • la modélisation, la gestion des processus métier de l’entreprise,
  • la création rapide de nouvelles applications et leur optimisation et informatisation,
  • leur suivi et leur pilotage.

Gestion K2 logiciel BPM et BAM

2. Automatiser les process sans valeur ajoutée K2 RPA

La partie RPA de la plateforme K2 permet :

  • d’occulter les difficultés techniques liées à l’intégration de nouveaux logiciels ou au développement d’applications,
  • d’assembler évènements et données du workflow K2, et d’en automatiser l’exécution,

3. Partager les informations avec tous les acteurs concernés de l’entreprise

Tous les collaborateurs sont informés de l’évolution des processus sur lesquels ils interviennent grâce aux outils de la plateforme BPM ; et ce, en plus de leurs outils habituels de communication telle la suite office 365 par exemple.

4. Accéder à vos applications métier partout et à tout moment K2 iBPM

Vos collaborateurs ont accès à vos applications métier partout et à tout moment, sur leur smartphone et/ou tablette, qu’il dispose d’une connexion à internet ou non.

Application mobile k2

5. Utiliser les outils d’intelligence artificielle pour anticiper les changements K2 iBPMs

En introduisant l’utilisation de toutes les données internes et externes, les algorithmes de machine learning et faisant appel à des data scientistes, vous pouvez :

  • proposer des décisions adaptatives et appliquer des règles à des événements de plus en plus complexes
  • prévoir des dysfonctionnements, anticiper les risques.

iBPMs : IA dans une plateforme BPM

6. Pour en savoir plus sur les outils de la plateforme K2

Le logiciel BPM K2 est une plateforme applicative complète qui permet, par simples paramétrages :

  • de concevoir, exécuter, gérer et optimiser vos workflow et vos processus métier,
  • de créer et modifier des applications métier grâce à des formulaires simples à utiliser, au graphisme des écrans,
  • d’intégrer les données des autres briques logicielles de votre SI (ERP, CRM, bases de données…) dans ces applications,
  • de réutiliser des composants applicatifs d’un projet à l’autre lors de la création de nouvelles applications,
  • d’automatiser l’exécution de process répétitifs sans valeur ajoutée,
  • de partager les informations au sein de votre entreprise.

Outils K2

Fonctionnalités

application workflow no code

Concevoir des applications sans code grâce au logiciel de workflow

formulaire dynamique

Concevoir des formulaires dynamiques grâce à ces outils spécifiques

connecteur web service IT

1. Intégrer les données de votre SI à vos applications
2. S’ouvrir aux données de systèmes tiers grâce à des connecteurs natifs et spécifiques

  • Intégrer les données de SharePoint, Office 365, SAP, Salesforce.com, Oracle, DocuSign, BOX, etc.
  • Accéder aux données provenant d’autres outils grâce aux connecteurs Web Services permettant de paramétrer l’appel à des services SOAP, REST, EndPoint ou oData.
suivi processus métier

Suivre en temps réel les processus métier et les piloter en continu

application métier mobile

Accéder aux applications métier en déplacement à tout moment

application personnalisable

Disposer de 50 applications préconfigurées et complètement personnalisables.

plateforme cloud Saas

Déployer en fonction de votre contexte IT et de vos besoins selon deux options :

  • mise à disposition de la plateforme en mode Cloud (SaaS)
  • installation sur vos propres environnements (On-premise).

Les avantages du logiciel K2 = BPM+BAM+RPA+iBPMs

  • Intégration simplifiée du logiciel BPM dans votre système d’information (ERP, CRM, SIRH,…). Nativement avec les outils Microsoft, grâce à des connecteurs standards pour les autres (SAP, MS CRM, Oracle).
  • Collaboration facilitée entre le métier et l’informatique pour concevoir, exploiter et faire évoluer rapidement des applications de gestion des processus métier.
  • Homogénéisation de votre système d’information grâce à des processus :
    • identifiés, centralisés et facilement modifiables,
    • automatisables aussitôt qu’ils sont le reflet de tâches répétitives et sans valeur ajoutée.
  • Intégration d’outils dits intelligents avec l’aide de data scientistes dans la plateforme iBPMS K2, plutôt bien notée par le cabinet GARTNER,
  • Retour sur investissement rapide car le coût des projets BPM est plus faible que les coûts informatiques habituels.

C’est la raison pour laquelle la plateforme K2 est une solution de gestion des processus métiers BPM complète pour optimiser le système d’information d’une entreprise.

Accompagnement du Groupe HLi à l’intégration d’une plateforme K2

Son implantation, stratégique, nécessite un certain nombre de prérequis et de méthodes qu’il est indispensable de valider et de mettre en place. C’est la raison pour laquelle, nos consultants vous accompagnent tout au long de votre projet.

accompagnement du Groupe HLi au projet BPM

L’audit & le conseil

Nos consultants vous proposent une méthode, un modèle d’urbanisation de votre système d’information avec des prérequis à suivre.

Quelques-uns des prérequis proposés dans notre guide pratique pour la réussite d’un projet iBPMs avec HLi :

  • Analyser le besoin et déterminer le périmètre
  • Faire un état des lieux de l’existant,
  • Établir la chaîne logique des processus,
  • Faire collaborer les équipes opérationnelles et les informaticiens,
  • Partir des processus existants (simples ou complexes) et les modéliser via le logiciel BPM,
  • Identifier les dysfonctionnements et goulets d’étranglement,
  • Automatisez toutes les tâches, workflows, répétitifs (RPA),
  • Définir responsabilité humaine et traçabilité,
  • Gérer le cycle de vie des processus,
  • Créer des applications métiers en réutilisant processus, formulaires, rapports, règles métiers ainsi que les données associées,
  • Suivre, mesurer et piloter les processus et les applications métier,
  • Veiller à ce que vos collaborateurs puissent gérer leurs processus à distance : iBPM,
  • Introduisez, s’il le faut, de l’intelligence dans la gestion de vos processus en faisant appel à des datascientistes : l’iBPMs.

L’implémentation de votre logiciel BPM K2 selon la méthode agile Scrum

Nos experts vous aideront à implémenter le logiciel K2 dans votre système d’information en utilisant une méthode agile SCRUM recommandée dans le cadre d’un projet BPM riche en IHM (interfaces homme/ machine),

SCRUM est une approche itérative et incrémentale d’un projet informatique complexe pour livrer étape par étape des livrables de la plus grande valeur possible. Il suppose un dialogue constant de l’intégrateur avec son client.

Le support de votre plateforme iBPMs

HLi est ensuite à votre disposition pour l’utilisation au quotidien de votre plateforme iBPMs, assistance, résolution d’anomalies, migration, etc..

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