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BPM et/ou RPA des outils différents et complémentaires

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BPM et RPA , ces deux outils se ressemblent :

  • BPM (Business Process management) ou « gestion des processus métier »,
  • RPA (Robotic Process Automation) ou « plateforme d’automatisation des processus répétitifs » ou encore « automatisation robotisée des processus ».

Parfois les deux termes sont utilisés de façon interchangeable.

Cependant, ces deux outils ont des fonctions différentes mais complémentaires qui sont décrites ci-après.

Objectifs, pratiques et atouts du BPM, gérer et optimiser les processus Métier

Objectifs du BPM

La mise en place de solutions BPM ou Business Process Management (Gestion et optimisation des processus métier) au sein d’une entreprise est destinée à répondre aux besoins suivants :

  • Adapter et améliorer rapidement et constamment son système d‘information, composé de différents composants numériques, à un environnement en constante évolution.
  • Créer, gérer et optimiser ses processus et/ou applications métier sans code et sans avoir à réaliser des développements coûteux.
  • Évaluer et surveiller les processus pour savoir s’ils répondent bien aux besoins actuels et à venir et les faire évoluer.
  • Générer ainsi un maximum d'efficacité et de valeur pour l’entreprise.

Les différentes activités du processus BPM peuvent être effectuées par des personnes ou des applications.

Le BPM en pratique 

Pour ce faire, une suite logicielle BPM doit permettre une réingénierie des processus centrée sur leur rationalisation :

  • un examen approfondi du fonctionnement des processus d’une entreprise,
  • une identification des points à améliorer et des goulets d’étranglement dans les processus,
  • la création, la gestion et l’optimisation des processus et applications métier.

 

Les étapes de l’optimisation des processus via un outil de BPM (BPM et RPA)

 

Étapes de l’optimisation des processus via un outil de BPM

Les atouts du BPM

Un logiciel BPM est un plus pour l'entreprise quand il permet d’améliorer :

  • La satisfaction des clients: en adaptant l’organisation et les processus internes aux attentes des clients, en leur offrant à chaque contact avec l’entreprise (magasins, site web, téléphone, courriel, réseaux sociaux, etc.) une grande cohérence et réactivité de la souscription aux offres en passant par la réponse adaptée à leurs demandes ou réclamations jusqu’à l’éventuelle résiliation de la relation.
  • La productivité de l’entreprise en :
    • réduisant les goulots d'étranglement,
    • concentrant les ressources sur les activités plus productives.
  • Le bien-être des salariés, en leur permettant de résoudre plus rapidement les problèmes des clients grâce à un accès facilité aux bonnes informations.

Objectifs, pratiques et atouts du RPA, automatiser les tâches répétitives

Objectifs du RPA

Les objectifs principaux d’une plateforme RPA sont :

  • d’éviter les nombreuses re-saisies ou copier-coller de données,
  • d'automatiser, de robotiser, au sein d’un processus, les tâches répétitives, routinières, inintéressantes pour des collaborateurs concernés sans changer l’environnement des processus dans lequel ils se situent,
  • de réduire les coûts en diminuant frais de maintenance et coûts salariaux.

Les collaborateurs concernés (back office par exemple) peuvent ainsi se libérer pour exécuter des tâches plus complexes.

Le RPA en pratique

L’automatisation des processus répétitifs peut intervenir au niveau :

  • du poste de travail pour exécuter des interactions à la place d’un homme mais toujours sous son contrôle,
  • des serveurs, et ce, sans aucune intervention humaine.

Dans un système d’information, un robot logiciel peut, seul, se connecter aux différentes bases de données pour :

  • récupérer des informations,
  • leur appliquer des règles de contrôle,
  • exécuter des traitements engendrant de nouvelles données,
  • puis introduire ces nouvelles informations dans d’autres applications grâce aux API (interfaces de programmation).

Cela étant, un robot autonome doit rester sous la supervision d’êtres humains, à travers le monitoring des activités et des tableaux de bord ou des alertes.

 

 

Les fonctions principales d’un logiciel BPM par HLi (BPM et RPA)

Des tâches répétitives automatisées grâce à des algorithmes et connectées à des processus

Les atouts du RPA

Les principaux avantages du RPA :

  • automatiser des workflows et augmenter ainsi le niveau de qualité des services,
  • réduire le cycle de production, augmenter la productivité des collaborateurs,
  • diminuer le taux d'erreur, améliorer la qualité,
  • permettre l’analyse et l'audit de la conformité d’une activité dans son ensemble,
  • fournir des données clients en temps réel,
  • mieux utiliser les différentes ressources.

Comparaison et complémentarité du BPM et du RPA

Le BPM est une approche pour améliorer, développer et maintenir des processus d’entreprise en incluant des interventions humaines.

Le RPA est une approche plus automatisée du BPM, avec des workflows sans intervention humaine dans l’accomplissement de tâches plus simples ou effectuées par des bots (logiciel d’automatisation d’un service, d’une tâche ; exemple les chat bots ou agents conversationnels ) spécialisés.

BPM et RPA sont complémentaires.

Comparaison des fonctions entre BPM et RPA

BPM
Une approche de gestion

RPA
Un concept de technologie logicielle

BPM // RPA

BPM = gestion et optimisation des processus en profondeur

Son objectif principal est de réorganiser et de rationaliser les processus sous-jacents d’une activité pour en améliorer l’efficacité et ajouter de la valeur.

Moyens humains importants

Le BPM nécessite une réingénierie de tous les processus et processus sous-jacents d’une activité :

–  rationaliser les processus,
–  identifier et éliminer les goulets d’étranglement,
– obtenir des cycles de production plus courts.

Opération complexe

L’adaptation d’un processus à l’évolution du marché est une opération complexe qui entraine une modification plus ou moins profonde des processus et des activités des collaborateurs.

Formation et conduite du changement nécessaire

Sa mise en œuvre nécessite une formation intensive des collaborateurs concernés par toute la chaîne des workflows et processus d’une activité.

Coût faible de l’outil BPM mais implication importante des collaborateurs.

RPA = automatisation de tâches simples et répétitives

Son principal objectif est de remplacer le travail manuel humain avec des robots logiciels.


Moyens techniques légers

Le RPA est une solution de surface qui n’optimise pas le processus mais doit le rendre plus rapide en remplaçant l’effort manuel humain.

 

 

Modification simple et rapide

Le RPA peut être facilement modifié pour adapter à peu près n’importe quelle suite de tâches et de workflows fréquents et sans plus-value.

Formation très légère

Son implantation ne nécessite ni intégration invasive, ni modification des systèmes sous-jacents, ni formation approfondie des collaborateurs.


Coût marginal
 
Le RPA est une solution rapide et peu coûteuse comparée au BPM.

Complémentarité BPM et RPA pour la digitalisation des entreprises

Le BPM peut adopter le RPA comme l'une de ses approches pour éliminer les goulets d'étranglement.

Le RPA, lorsqu’il est synchronisé avec le BPM, comble les lacunes d’automatisation laissées dans le processus optimisé car il permet :

  • d'automatiser un certain nombre de tâches récurrentes et sans plus-value en remplaçant des hommes et des femmes chargés de les effectuer,
  • d’affecter ces femmes ou ces hommes à des missions à plus forte valeur ajoutée,
  • d’obtenir ainsi une visibilité sur l’ensemble des processus, leur interconnexion et leur fonctionnement,
  • d’intégrer à l’analyse décisionnelle les données issues de tâches autrefois réalisées manuellement,
  • de réaliser des rapports de processus plus précis et exhaustifs,
  • d’améliorer, au fil du temps, chaque processus métier,
  • de mettre en œuvre une approche tournée vers le futur mixant :
    • des solutions de BPM pour optimiser sans cesse son organisation en fonction des besoins évolutifs du marché et de gestion des dossiers,
    • des logiciels/robots pour remplacer les interventions humaines sans valeur ajoutée.

BPM et RPA utilisés conjointement favorisent :

  • une approche globale de rationalisation des processus métier pour une efficacité et une valeur optimisées,
  • la numérisation des entreprises.

Utilisation des API avec les outils BPM et RPA

Dans le cadre d’une utilisation d’une suite logicielle BPM pour optimiser les processus métier d’une entreprise, le recueil des données internes et externes au système d’information nécessite souvent le recours aux API.

Une API est une interface de programmation qui permet :

  • à des applications de communiquer entre elles et d’échanger mutuellement des données, des contenus,
  • aux développeurs de pouvoir utiliser un programme sans se soucier du fonctionnement complexe d'une application.

Une API peut être conçue pour un langage de programmation particulier ou bien pour plusieurs langages.

Pourquoi le Groupe HLi utilise la plateforme K2 pour ses clients

L’outil K2 est à la fois une suite logicielle BPM et une plateforme d’automatisation des tâches simples et répétitives. Les experts K2 du Groupe HLi aident leurs clients à mettre en place une chaîne BPM associée à une plateforme RPA pour accélérer la numérisation de leur entreprise.

 K2 est une suite logicielle pour gérer et optimiser facilement les processus métier

Le logiciel K2 est une suite logicielle pour optimiser, administrer les processus métier ou créer des applications métier. Ses outils de conception très graphiques permettent de configurer toutes les règles, actions, données, enchaînements d’écrans des applications par simples glisser-déposer.

Vous pouvez suivre l’exécution des tâches, workflows et processus métier en temps réel grâce à :

  • des tableaux de bord personnalisables,
  • des indicateurs de performance et optimisation.

La traçabilité de l’ensemble des actions est assurée.

K2 est aussi une plateforme pour automatiser les tâches répétitives

Les workflow de la plateforme K2 permettent de :

  • détecter tous goulets d’étranglement, toutes tâches répétitives sources d’erreurs humaines,
  • supprimer les opérations sans valeur ajoutée, les données et les documents redondants,
  • repositionner ainsi les collaborateurs concernés sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

K2 dialogue avec tous les systèmes internes et externes à votre entreprise grâce à ses API

Les connecteurs de données de la plateforme K2 intègrent les données ou contenus :

  • structurés ou non, de chacun des composants d’un système d’information qu’ils soient :
    • sur les postes de travail,
    • sur les serveurs de l’entreprise ou sur le cloud, internes ou externes à l’entreprise.
  • nativement aux briques Microsoft : SharePoint, Exchange, Dynamics CRM, Active Directory, SQL Server, Reporting Services…
  • facilement en provenance de systèmes tiers : PGI, GRC, SIRH… (SAP, Salesforce, Oracle, etc.)

La plateforme K2 permet de personnaliser et/ou de créer des connecteurs pour dialoguer avec des systèmes extérieurs (tiers) web, fournisseurs, réseau sociaux, etc.

Alassane CISSE, DGD du Groupe HLi

À propos de l’auteur

Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais A. CISSÉ, pour répondre aux enjeux du marché, associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.