Intégrez de l’Intelligence dans les processus financiers de Business central

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Les directions comptables et financières doivent répondre à des enjeux importants, liés à la fois à l’accroissement des flux de documents (physiques ou numériques), à la fiabilité des données enregistrées dans leur ERP, au respect des délais de traitements et au contrôle des dépenses.

Elles ont donc besoin d’outils avancés pour gérer tous les types de documents entrants qu’ils proviennent de leurs salariés ou de leurs fournisseurs.

C’est dans ce contexte qu’interviennent certaines solutions de Continia, des solutions complémentaires de Business Central. Elles permettent la mise en œuvre rapide de processus administratifs et financiers intelligents pour la gestion des documents commerciaux et des documents liés aux activités des collaborateurs en créant une synergie entre processus métiers, intelligence artificielle et technologie OCR.

La technologie OCR et les processus financiers

L’OCR pour Optical Character Recognition en anglais est également appelée Reconnaissance Optique de Caractères (ROC). Cette technologie désigne les procédés informatiques utilisés pour transformer les pixels des documents imprimés, photographiés, scannés… en données numériques. Elle permet d’obtenir des données aptes à être exploitées par un système informatique comme l’ERP.

Dans le cadre des processus financiers, cette technologie joue un rôle déterminant, car elle transforme des documents entrants non structurés comme des factures, avoirs, commandes d’achat… en données numériques lisibles par les « machines ».

Une fois transformées, les données sont enregistrées dans l’ERP et intégrées de manière intelligente après un 1er mapping, c’est-à-dire que chaque donnée est importée automatiquement dans les champs correspondants dans l’ERP. Lorsque le mapping est fait pour une 1ère facture fournisseur, les factures suivantes du même fournisseur sont intégrées automatiquement et de la même façon.

Ensuite, après l’enregistrements des documents dans l’ERP, les données sont exploitées pour effectuer des rapprochements bancaires, créer des workflows de soumission, d’approbation, de validation, d’archivage et réaliser des analyses / audits financiers ou comptables.

L’OCR et l’IA, la combinaison gagnante qui offre de nombreux avantages à la fonction Finance

Grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle et de la technologie OCR, des processus de haute précision peuvent être mis en œuvre et apporter aux services comptables et financiers, une réduction des coûts et une meilleure productivité.

Quelques avantages :

  • Le traitement des factures est plus rapide, car le temps de réponse à un client après réception d'une facture est raccourci.
  • La détection de fraude est plus simple, grâce aux rapprochements rapides qui peuvent être effectués entre des documents entrants et des documents déjà enregistrés dans l’ERP. Exemple : le rapprochement d’une facture entrante avec une commande d’achat ou un reçu déjà enregistré.
  • Le gain de temps et d’argent réalisé à travers le traitement automatisé des documents permet d’affecter les ressources sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.
  • Le risque d’erreurs et les fautes de frappe sont également limités avec l’automatisation de la saisie des données. Il en résulte une meilleure efficacité opérationnelle.

Les utilisateurs de Business Central tirent pleinement profit de l’OCR avec Continia

Grâce au moteur OCR primé des solutions Continia, les utilisateurs de Business Central sont sûrs d’investir dans une solution fiable et reconnue.

Le Groupe HLi intègre ces 2 solutions :

◼️ Document Capture qui offre une gestion automatisée des flux de documents entrants (factures d'achat, bon de commande, avoirs... ), quel que soit leur format, sans saisie manuelle. Elle permet d’automatiser chaque étape du traitement quotidien des documents – de la réception à l’approbation, la validation et la récupération des documents traités dans l’archive digitale.

◼️ Expense Management est dédié à la gestion automatisée des notes de frais, du kilométrage et des forfaits journaliers des salariés. Elle améliore tout le processus de gestion de leurs activités de leur déclaration à leur validation. Elle dispose d’une application mobile sur smartphone et d’un portail web pour faciliter le traitement des demandes des collaborateurs en déplacement.

Quels sont les avantages de Continia ?

Hormis tous les avantages cités précédemment, l’atout incontestable de Continia réside dans le fait que ces solutions soient nativement conçues dans Business Central. Grâce à cette intégration totale, elles permettent aux utilisateurs de bénéficier :

  • d'une installation rapide et économique,
  • d'une prise en main facile, car les utilisateurs de Business Central restent sur une interface qui leur est familière,
  • de mises à jour parfaitement alignées avec celles de l’ERP qu’ils utilisent déjà.

Qu'apporte Continia à l'ERP Business Central ?

Elle complète Business central, avec des fonctionnalités avancées de gestion des flux de documents financiers.

Cette gestion est rapide et fiable :

  • tout se déroule dans Business central ;
  • le contrôle des dépenses est simplifié ;
  • la sécurité et la confidentialité des documents est respectée ;
  • l'application mobile et le portail web permet aux utilisateurs à distance de soumettre tout type de documents et aux managers d'approuver les dépenses également à distance.

Notre accompagnement

Depuis plus de 36 ans, nous accompagnons les entreprises dans l’intégration de solutions innovantes pour développer leur efficacité opérationnelle. Avec Continia, nous apportons une valeur ajoutée aux utilisateurs de Microsoft Dynamics Business Central et Microsoft Dynamics 365 en les aidant à accélérer et automatiser leurs processus administratifs et financiers.

Si vous avez un projet, des questions, contactez-nous dès maintenant.

Alassane CISSE, DGD du Groupe HLi

A propos de l'auteur

Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais, A. CISSÉ associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques pour répondre aux enjeux du marché et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, des solutions intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.