L’ERP du futur devient-il le centre névralgique de l’entreprise ?
Qu’est-ce qu’une solution ERP ? Quelles sont ses caractéristiques ? Où faut-il l'héberger ? En quoi l'ERP est-il indispensable au fonctionnement d'une entreprise ? Du choix du logiciel ERP, à son intégration d’un logiciel ERP à son utilisation au quotidien, voici tout ce que vous devez savoir sur cette solution essentielle à votre transformation digitale qui va devenir le centre névralgique de votre entreprise grâce à :
- sa souplesse de mise en œuvre,
- l’intégration de sa maintenance et ses upgrades de versions
- la facilité à combiner les modules en fonction de vos besoins,
- l’utilisation d’APIs pour intégrer des logiciels nécessaires,
- l’exploitation des données par l’AI pour anticiper comportements et évènements et prescrire.
SOMMAIRE
Grâce à :
- L'émergence des plateformes cloud modulables
- La sécurité des infrastructures & des données
- L’utilisation de l’IA pour prévoir et prescrire
- La mise en œuvre des 5 SMACS
- Le choix d'une plateforme ERP comme centre névralgique de votre entreprise
- Le choix de l’intégrateur
Qu’est-ce qu’une solution ERP ?
Définition de l’ERP
L'ERP, Enterprise Ressource Planning, ou Progiciel de Gestion Intégré, PGI, est une plateforme logicielle qui exploite une base de données unique à laquelle un ensemble de fonctions opérationnelles sont reliées et interconnectées pour bien gérer une entreprise.
Concrètement, une bonne solution ERP ou PGI :
- intègre les briques ou logiciels de gestion suivants :
- Les achats et les ventes
- la logistique de l’approvisionnement, des stocks et des fournisseurs,
- la distribution,
- la comptabilité et la paie,
- la finance et la facturation,
- le reporting.
- propose de façon modulaire les autres briques du système d’information ; par exemple :
- le CRM (Customer Relationship Management) pour gérer la relation client avec les modules Marketing, Ventes et Service client,
- les Ressources humaines, la gestion de projet, etc.
Choix du type d’ERP selon la couverture fonctionnelle recherchée
Le choix de l’ERP va dépendre de la couverture fonctionnelle retenue.
Pour ce faire, l’important est :
- d’établir un cahier des charges précis reprenant vos besoins actuels et anticipant ceux liés aux perspectives d’évolution de votre entreprise.
- d'éviter les demandes de personnalisation trop poussées quitte à adapter son organisation à l’outil choisi afin de ne pas obérer les coûts futurs lors des migrations.
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Type d'ERP |
Couverture fonctionnelle |
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ERP généraliste ou horizontal |
Ce type d’ERP intégré, s'adresse à tout types d'entreprises surtout aux grandes et permet :
Ce choix suppose souvent une remise à plat des processus de l’entreprise et de son organisation interne. Ces changements sont souvent positifs car ils sont l’occasion de faire évoluer l’entreprise notamment en améliorant sa productivité. |
L’ERP vertical |
L’ERP vertical, lui, répond à des besoins spécifiques et complexes liés à un secteur d’activité particulier : les télécoms, la gestion immobilière ou les professions règlementées, par exemple. |
Une plateforme ERP Modulaire
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La plateforme ERP modulaire offre une solution de gestion sur mesure. Concrètement, l’entreprise opte pour le module qui lui convient puis en rajoute d’autres si nécessaire au moment voulu.
Sa situation peut, par exemple, nécessiter un CRM (Customer Relationship Management) sans qu’un outil Ressources Humaines ne s’impose. Libre à elle de démarrer uniquement avec le module CRM sans que cela ne l’empêche par la suite d’envisager une extension de son logiciel à de nouveaux modules. Les coûts se limitent aux modules utilisés. Grâce à cette tarification constamment mise à niveau, l’entreprise bénéficie d’une maîtrise optimale des coûts au fur et à mesure de son utilisation. |
L’intégration de modules extérieurs à l’ERP d’origine |
Autre possibilité, la couverture fonctionnelle initiale de l’ERP peut être étendue grâce à l’ajout de modules extérieurs via des API, Interface de Programmation d'Application.
Très pratique, la connexion de l’ERP à des applications courantes de l’entreprise (SCM, Suite Bureautique, CRM, …) permet aux différents services de continuer d’utiliser au quotidien l’ERP initial. |
Modes d’hébergement ERP, sur site ou sur le cloud
Le choix d'un logiciel ERP commence bien souvent par le choix de l'hébergement, sur les serveurs de l'entreprise ou sur le cloud.
Quel que soit le mode d’hébergement d'un logiciel ERP, l’intégrateur ERP que vous aurez choisi, devra d’abord recueillir l’ensemble des besoins métiers pour proposer la solution adaptée.
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Hébergement ERP |
Précisions sur les conséquences |
|---|---|
Sur les serveurs de l'entreprise ou on premise |
Ces progiciels sont acquis par l’entreprise. Les frais sont ensuite liés à la maintenance, au support et à l’infrastructure. Il peut parfois être nécessaire de disposer d’administrateurs internes, ce qui augmente les coûts de maintien en condition opérationnelle de la solution.
Avantages Ce type d’hébergement peut être intéressant pour les entreprises qui,
En effet, une licence perpétuelle peut se révéler plus économique à long terme qu’un abonnement sur le cloud, surtout pour les grandes entreprises. Inconvénient Les mises à jour de versions souvent régulières sur le cloud et moins en mode On premise, peuvent entraîner l’obsolescence de l’ERP et une dette technique qui est un frein à moyen/long terme. |
Externalisé sur le Cloud ou SaaS, Software as a Service |
Dans ce cas, toutes les données de l'entreprise sont stockées sur un serveur extérieur à l’entreprise sur le cloud avec 2 possibilités :
Avantages Le prix de l’abonnement comprend généralement : la solution ERP, l’hébergement, la maintenance et les mises à jour. Le risque d’obsolescence est moindre et l’entreprise profite régulièrement des progrès techniques et fonctionnels. La formule par abonnement offre à l’entreprise de la flexibilité car elle peut modifier le nombre de licences en fonction de ses besoins et mieux gérer son budget informatique. Inconvénient Cependant, sur le long terme, cette solution d’ERP peut coûter plus cher que celle d’un ERP on premise car les abonnements sont à renouveler chaque année. Il est donc important de faire des projections à long terme pour vérifier la rentabilité de son ERP sur le cloud en tenant compte des coûts complets liés notamment à la fonction d’administration interne. |
Comment l'ERP du futur devient-il le centre névralgique de l’entreprise ?
Les enjeux d’une entreprise sont de :
- Rester compétitive, résister à la concurrence,
- Augmenter son chiffre d'affaires de façon rentable.
Ses moyens
- Connaître les besoins de ses clients et y répondre de façon adaptée par la valorisation de ses données internes et externes,
- Adapter son infrastructure à ses besoins,
- Augmenter la productivité des salariés en optimisant les processus, en favorisant le travail mobile et collaboratif,
- Sécuriser données et processus,
- Piloter l’entreprise.
Mettre en œuvre ces moyens pour répondre aux enjeux est devenu possible grâce à l’utilisation de l’ERP. Il devient ainsi le centre névralgique de l’entreprise.
1. Grâce à l’émergence des plateformes cloud tout-en-un et modulables
Dans les années 90, chaque service de l'entreprise avait droit à son logiciel spécifique : un logiciel de comptabilité d'un côté, un logiciel de gestion de stock, etc.
À partir de 2000, ces différents logiciels ont été intégrés dans le même outil, à travers différents modules ou briques reliées entre elles par des API, interfaces de programmation.
Depuis 10 ans, ces différentes briques sont intégrées de façon modulable sur une même plateforme cloud. Les entreprises peuvent ainsi acheter les modules en fonction de leurs besoins.
Ces plateformes cloud modulables permettent :
- de connecter toutes les briques du système d’information, dont l’ERP avec la finance, la logistique, la relation client, etc. dont l’entreprise a besoin,
- de gérer de bout en bout toutes les activités du SI, Système d’Information, et plus particulièrement la gestion de la trésorerie, les stocks, les fournisseurs, les ventes, le marketing, le service client, la RH, la gestion de projet ...
- d’optimiser constamment l’ensemble des processus,
- de regrouper et mettre à disposition toutes les informations recueillies dans une même base de données.
Ainsi au cœur de cette plateforme, toute action qui impacte l'une des briques génère automatiquement les processus d'une autre pour faciliter le travail des collaborateurs. Par exemple, chaque achat de matériel à un fournisseur entraîne la création de la ligne comptable correspondante. De cette façon, les tâches de saisie à faible valeur ajoutée et chronophages disparaissent, de même que les erreurs. Cette rationalisation des processus permet à l’entreprise de gagner en productivité et de réduire ses coûts.
De plus, par l'analyse des données et des indicateurs de performance, cette plateforme ERP, apporte aussi à l'entreprise des informations fiables et essentielles pour améliorer son chiffre d'affaires, sa rentabilité et sa gestion à long terme.
C'est ce que l'on appelle l'ERP du futur.
2. Grâce à la flexibilité d’un hébergement cloud en s’assurant de la sécurité des infrastructures et de vos données
D'une manière générale, l'hébergement cloud d'un ERP est avant tout le choix de la simplicité et de la flexibilité :
- La rapidité d’implémentation : il n’y a pas de mise en place d’infrastructure.
- Le prix de l’abonnement mensuel est plus accessible que l’achat d’une licence.
- L’utilisation est immédiate sur un navigateur web.
- Le retour sur investissement est plus rapide qu’une implémentation sur les serveurs de l’entreprise.
- Une évolution constante, des upgrade de version et ce, sans changer de logiciel.
En matière de sécurité il est important :
- de vérifier que les serveurs du fournisseur cloud sont bien implantés au sein de l’union Européenne où les lois protègent bien les données.
- d’utiliser les plateformes propriétaires de sociétés bien connues pour leur attention à la sécurité comme Microsoft.
3. Grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour comprendre, anticiper et décider
Les plateformes ERP sont au cœur de la collecte des données, ,
- internes, dont les objets connectés., déposées dans toutes les briques de votre système d’information
- Externes, dont les réseaux sociaux et les open data,
L’usage de l’intelligence artificielle et de ses algorithmes du machine learning permet d’exploiter et d’analyser ces données et en extraire des informations pour :
- Prédire le comportement des clients pour leur proposer l’offre qui leur correspond par le canal de leur choix,
- Anticiper et détecter erreurs et pannes pour les éviter,
- Détecter les incohérences dans vos processus pour les optimiser,
- Anticiper les comportements à risques fraudeurs,
- Anticiper le niveau des ventes pour mieux prévoir les achats et gérer la trésorerie,
- Installer des chatbots pour répondre aux demandes simples et chronophages des clients. Ainsi, vous soulagez votre service après-vente qui peut alors se charger des demandes à plus forte valeur ajoutée.
Cela se traduit par le suivi permanent des chaînes de production, de la vente, de la comptabilité, comme de toutes les briques qui composent l'ERP.
Les bénéfices sont rapides, et cela, au fil de l'agrégation de nouvelles données. L’anticipation des évènements et la prise de décision s'en trouvent facilitées.
Les entreprises bénéficient alors d'une meilleure productivité par une diminution des délais et d'une réduction importante des coûts.
4. Grâce à la mise en œuvre facilitée des 5 leviers SMACS de la transition numérique avec ces plateformes ERP
Selon le Syntec, les 5 axes d'une transformation digitale réussie repris sous l'acronyme SMACS, sont :
- Social : utilisation des réseaux sociaux pour mieux interagir avec ses clients voire ses salariés.
- Mobilité : le travail des salariés en déplacement.
- Analytics : l’analyse des données pour comprendre et anticiper les évènements.
- Cloud : la souplesse offerte par le cloud pour adapter son infrastructure à ses besoins.
- Sécurité : Sécurisation de son infrastructure pour protéger ses données et processus
Ainsi les plateformes ERP, proposées par les grands de l’informatique sous forme cloud permettent aux entreprises de relever le défi de la transformation numérique. Elles permettent :
- se connecter aux réseaux sociaux, notamment pour évaluer l'engagement des clients et communiquer avec eux.
- travailler en déplacement ou en télétravail de façon collaborative.
- prendre les bonnes décisions grâce à l’utilisation de modules d’intelligence artificielle pour analyser les informations reprises dans la base de données.
- sécuriser leurs infrastructures sur le cloud et de leurs données.
5. Ainsi la solution ERP devient le centre névralgique de votre entreprise
Avec cette plateforme ERP unique et intelligente, les différents modules retenus, vous pouvez :
- Transformer votre entreprise grâce à sa capacité à
- intégrer les technologies du big data, de l’intelligence artificielle dans le traitement et l’analyse des données.
- Anticiper ainsi les comportements et les évènements grâce aux algorithmes prédictifs et prendre les bonnes décisions.
- Gérer votre entreprise au travers des fonctions suivantes: gestion de production, logistique, gestion commerciale, ressources humaines, contrôle de gestion, comptabilité, marketing, service clients, etc.
- Piloter l’entreprise en centralisant l’information dans une seule base de données et en donnant accès à cette base aux salariés des différents services de l’entreprise qui deviennent donc interdépendants.
- Gagner en productivité.
Au centre des nouvelles technologies qui constituent l’industrie du futur, l’ERP de demain, facile à installer et à maintenir, permet :
- de combiner différents modules en fonction de vos besoins,
- d’intégrer les applications nécessaires grâce aux API,
- de changer de version sans refaire de projet lourd,
- de coordonner les échanges entre l’entreprise et son écosystème (interne et externe),
- de convertir les données exploitables en source d’information pour des actions concrètes.
Quelle solution ERP du futur et quel intégrateur ERP choisir ?
Le choix de la plateforme ERP comme centre névralgique de votre entreprise
Avant de choisir un ERP, il est important de :
- Recenser :
- le nombre d'outils de gestion utilisés,
- les fonctions actuellement couvertes.
- Déterminer et anticiper les nouveaux besoins de vos différents métiers,
- Définir le périmètre fonctionnel du nouvel outil pour centraliser et rationaliser tous vos processus,
- Comparer les fonctionnalités des solutions du marché avec vos besoins,
- Sélectionner quelques une en fonction du sérieux et de la pérennité de l’éditeur et de ses clients.
- Rédiger un appel d’offre structuré en organisant vos différentes exigences propres de façon à pouvoir évaluer et comparer efficacement et facilement les réponses fournies par les éditeurs.
- Demander à l'éditeur, une démonstration de faisabilité appelée également POC (Proof Of Concept).
- Comparer les réponses apportées, leurs coûts à vos besoins et votre budget.
Orientez-vous vers une solution évolutive qui puisse répondre à vos besoins actuels et futurs.
Le choix de l’intégrateur de l'ERP du futur, Entreprise de Services du Numérique, ESN
Même avec une excellente Direction des Systèmes d'Information, vous aurez besoin d'un intégrateur ERP, ESN, expérimenté pour vous accompagner dans le choix de la solution, son implantation dans votre système d’information et la migration de vos données.
Cet intégrateur ERP pourra également vous aider dans le pilotage de votre projet du début à la fin pour assurer son succès. Avec son expérience, vous profiterez aussi d’un accompagnement dans la conduite de changement.
Pour choisir l’intégrateur ERP, appuyez-vous sur :
- son ancienneté sur le marché de l'ERP et de l’analytics,
- mais aussi de sa connaissance et maturité des solutions cloud plus souples
- la variété de ses clients,
- sa méthodologie.
Les différents consultants du Groupe HLi, intégrateur ERP depuis 1997 et sur le marché du big data depuis 2014, et sur les solutions cloud depuis 2010, vous accompagnent tout au long des étapes de votre projet :
- l’audit et du conseil pour vous éclairer dans vos choix technologiques
- la mise en œuvre, avec une méthode agile, des solutions informatiques (cloud ou on permise) et analytiques adaptées
- l’accompagnement de vos salariés à la conduite du changement pour adopter de nouveaux processus engendrés par la nouvelle solution ERP.
- la surveillance au jour le jour du système et son adaptation à vos besoins.
A propos de l'auteur
Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais, A. CISSÉ associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques pour répondre aux enjeux du marché et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, des solutions intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.
