L’ERP, centre névralgique de l’entreprise

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Qu’est-ce qu’une solution ERP ? Quelles sont ses caractéristiques ? Où faut-il l'héberger ? En quoi l'ERP est-il indispensable au fonctionnement d'une entreprise ? De l'intégration d’un logiciel ERP à son utilisation au quotidien, voici ce que vous devez savoir sur cette solution essentielle à votre transformation digitale qui va devenir le centre névralgique de votre entreprise.

Qu’est-ce qu’une solution ERP  ?

Définition de l’ERP

L'ERP pour Enterprise Ressource Planning, ou Progiciel de Gestion Intégré, PGI en français, est une plateforme logicielle qui exploite une base de données unique à laquelle un ensemble de fonctions opérationnelles sont reliées et interconnectées. On parle alors de briques qui interagissent dans le système d’information grâce à l’échange de données pour la bonne gestion de l'entreprise.

Concrètement, une solution ERP ou PGI intègre les briques ou logiciels de gestion suivant la :

  • logistique de l’approvisionnement, des stocks et des fournisseurs,
  • distribution,
  • comptabilité et de la paie,
  • finance et la facturation.

Une bonne solution ERP doit proposer de façon modulaire les autres briques du système d’information ; par exemple le CRM, Customer Relationship Management, ou gestion de la relation client avec les modules Marketing, Ventes et Service client, des Ressources humaines, la gestion de projet, etc.

Les différentes briques de la solution ERP, centre névralgique de l'entreprise

Choix du type d’ERP selon la couverture fonctionnelle recherchée

Le choix de l’ERP va dépendre de la couverture fonctionnelle retenue.

Pour ce faire, l’important est :

  • d’établir un cahier des charges précis reprenant vos besoins actuels et en anticipant ceux liés aux perspectives d’évolution de votre entreprise.
  • de ne pas pousser les demandes de personnalisation trop loin quitte à adapter son organisation à l’outil choisi afin de ne pas obérer les coûts futurs lors des migrations.

Type d'ERP

Précisions sur sa couverture fonctionnelle

ERP généraliste ou horizontal

Ce type d’ERP intégré, s'adresse à tous types d'entreprises surtout aux grandes et permet :

  • d’intégrer sous un seul outil la gestion des achats, la production, les ventes, la logistique, le contrôle de gestion, la gestion comptable et financière, celle du personnel,
  • d’homogénéiser le système d’information et l’ensemble des processus.

Ce choix suppose souvent une remise à plat des processus de l’entreprise et de son organisation interne. Ces changements sont souvent positifs car ils sont l’occasion de faire évoluer l’entreprise notamment en améliorant sa productivité.

L’ERP vertical

L’ERP vertical, lui, répond à des besoins particuliers et complexes liés à un secteur d’activité particulier :  les télécoms, la gestion immobilière ou les professions règlementées, par exemple.

Une plateforme ERP Modulaire


déployée en fonction de la croissance des besoins de l’entreprise

La plateforme ERP modulaire offre une solution de gestion sur mesure. Concrètement, l’entreprise opte pour le module qui lui convient puis en rajoute d’autres si nécessaire au moment voulu.

Sa situation peut, par exemple, nécessiter un CRM (Customer Relationship Management) sans qu’un outil Ressources Humaines ne s’impose. Libre à elle de démarrer uniquement avec le module CRM sans que cela ne l’empêche par la suite d’envisager une extension de son logiciel à de nouveaux modules.

Côté budget, elle paie uniquement les modules utilisés. Grâce à cette tarification constamment mise à niveau, l’entreprise bénéficie d’une maîtrise optimale des coûts au fur et à mesure de son utilisation.

L’intégration de modules extérieurs à l’ERP d’origine

Autre possibilité, la couverture fonctionnelle initiale de l’ERP peut être étendue grâce à l’ajout de modules extérieurs via des API, Interface de Programmation d'Application.

Très pratique, la connexion de l’ERP à des applications courantes de l’entreprise (SCM, Suite Bureautique, CRM, …) permet aux différents services de continuer d’utiliser au quotidien l’ERP initial.

 

Modes d’hébergement ERP, sur site ou sur le cloud

Le choix d'un logiciel ERP commence bien souvent par le choix de l'hébergement, localisé dans l'entreprise ou sur le cloud.

Quel que soit le mode d’hébergement d'un logiciel ERP, l’intégrateur ERP que vous aurez choisi, devra d’abord recueillir l’ensemble des besoins métier pour proposer la solution adaptée.

Hébergement ERP

Précisions sur les conséquences

Sur les serveurs de l'entreprise ou on premise  

Dans ce cas, l’ERP est intégré sur les serveurs de l'entreprise. On parle alors d'ERP on premise. Ces progiciels sont acquis par l’entreprise. Les frais sont ensuite liés à la maintenance, au support et à l’infrastructure. Il peut parfois être nécessaire de disposer d’administrateurs internes, ce qui augmente les coûts de maintien en condition opérationnelle de la solution.

Avantages

Ce type d’hébergement peut être intéressant pour les entreprises qui,

  • ont besoin une solution ERP très personnalisée,
  • veulent sécuriser leurs données dans leurs locaux.

En effet, une licence perpétuelle peut se révéler plus économique à long terme qu’un abonnement sur le cloud, surtout pour les grandes entreprises.

Inconvénient

Les mises à jour de versions sont souvent régulières sur le cloud et moins en mode On premise. Cela peut entraîner l’obsolescence de l’ERP et une dette technique qui est un frein à moyen/long terme.

Externalisé sur le Cloud ou SaaS, Software as a Service

Dans ce cas, toutes les données de l'entreprise sont stockées sur un serveur extérieur à l’entreprise sur le cloud avec 2 possibilités :

  • Un hébergement mutualisé : les données sont sur des serveurs partagés avec d'autres entreprises. Dans ce cas, le coût est plus avantageux.
  • Ou un hébergement sur un serveur dédié dont vous êtes le seul décisionnaire. Le coût est par conséquent plus élevé.

Avantages

Le prix de l’abonnement comprend généralement tout : la solution ERP, l’hébergement, la maintenance et les mises à jour. Le risque d’obsolescence est moindre et l’entreprise profite régulièrement des progrès techniques et fonctionnels.

La formule par abonnement offre à l’entreprise de la flexibilité car elle peut modifier le nombre de licences en fonction de ses besoins et mieux gérer son budget informatique.

Inconvénients   

Cependant, sur le long terme, cette solution d’ERP peut coûter plus cher que celle d’un ERP on premise car les abonnements sont à renouveler chaque année. Il est donc important de faire des projections à long terme pour vérifier la rentabilité de son ERP sur le cloud en tenant compte des coûts complets liés notamment à la fonction d’administration interne.

 

Pourquoi la solution ERP est-elle devenue le centre névralgique de l’entreprise ?

Les enjeux d’une entreprise sont de :

  • Rester compétitive, résister à la concurrence,
  • Augmenter son chiffre d'affaires de façon rentable.

Ses moyens

  • Connaître ses clients et y répondre de façon adaptée par la valorisation de ses données internes et externes,
  • Adapter son infrastructure à ses besoins,
  • Augmenter la productivité des salariés en optimisant les processus, en favorisant le travail mobile et collaboratif,
  • Sécuriser données et processus,
  • Piloter l’entreprise.

Répondre à ces enjeux est devenu possible avec l’utilisation de l’ERP qui devient le centre névralgique de votre entreprise parce qu’il apporte des réponses aux enjeux des entreprises ; et ce, de la façon suivante.

1. Grâce à l’émergence de l’utilisation des plateformes tout en un et modulables

A l’origine un système de planification informatique, les ERP sont peu à peu devenus la pierre angulaire de la gestion des entreprises.

Au début de l’émergence des ERP, dans les années 90, chaque service de l'entreprise avait droit à son logiciel spécifique :  un logiciel de comptabilité d'un côté, un logiciel de gestion de stock, etc.

À partir de 2000, ces différents logiciels ont été intégrés dans le même outil, à travers différents modules ou briques reliées entre elles par des API, interfaces de programmation.

Ces 10 dernières années, ces différentes briques ont été intégrées sur une même plateforme cloud et sont proposées de façon modulable aux entreprises qui les achètent en fonction de leurs besoins.

Ces plateformes cloud modulables permettent :

  • de connecter toutes les briques du système d’information, dont l’ERP avec la finance, la logistique, la relation client, dont l’entreprise a besoin,
  • de gérer de bout en bout toutes les activités du SI, Système d’Information, et plus particulièrement la gestion de la trésorerie, des stocks, des fournisseurs, des ventes, le marketing, des ressources humaines...
  • d’optimiser l’ensemble des processus,
  • de regrouper et mettre à disposition toutes les informations recueillies dans la base de données.

Ainsi au cœur de cette plateforme, toute action qui impacte l'une des briques génère automatiquement les processus d'une autre pour faciliter le travail des collaborateurs. Par exemple, chaque achat de matériel à un fournisseur entraîne la création de la ligne comptable correspondante. De cette façon, les tâches de saisie à faible valeur ajoutée et chronophages disparaissent, de même que les erreurs. Cette rationalisation des processus permet à l’entreprise de gagner en productivité et de réduire ses coûts.

De plus, par l'analyse des données et des indicateurs de performance, cette plateforme ERP, apporte aussi à l'entreprise des informations fiables et essentielles pour améliorer son chiffre d'affaires, sa rentabilité et sa gestion à long terme.

2. Grâce à la flexibilité d’un hébergement cloud en s’assurant de la sécurité des infrastructures et de vos données

D'une manière générale, l'hébergement cloud pour un ERP est avant tout le choix de la simplicité et de flexibilité :

  • La rapidité d’implémentation : il n’y a pas de mise en place d’infrastructure.
  • Le prix de l’abonnement mensuel est plus accessible que l’achat d’une licence.
  • L’utilisation est immédiate sur un navigateur web.
  • Le retour sur investissement est plus rapide qu’une implémentation sur les serveurs de l’entreprise.
  • Une évolution constante, sans devoir changer de logiciel.

En matière de sécurité il est important :

  • de vérifier que les serveurs du fournisseur cloud sont bien implantés au sein de l’union Européenne où les lois protègent bien les données.
  • d’utiliser les plateformes propriétaires de société bien connues pour leur attention à la sécurité comme Microsoft.

3. Grâce à l’utilisation de l’intelligence artificielle pour comprendre, anticiper et décider

Les plateformes ERP sont au cœur de la collecte des données internes et externes, Big data, déposées dans tous les modules/briques de votre système d'information et par les objets connectés.

L’usage de l’intelligence artificielle et de ses algorithmes du machine learning permet d’exploiter et d’analyser ces données et en extraire des informations pour :

  • Anticiper et détecter erreurs et pannes pour les éviter,
  • Détecter les incohérences dans vos processus pour les optimiser,
  • Prédire le comportement des clients pour leur proposer l’offre qui leur correspond,
  • Anticiper les comportements à risques fraudeurs,
  • D’anticiper le niveau des ventes pour mieux anticiper les achats et gérer la trésorerie,
  • Installer des chatbots pour répondre aux demandes simples et chronophages des clients. Ainsi, vous soulagez votre service après-vente qui peut alors se charger des demandes à plus forte valeur ajoutée.

Cela se traduit par le suivi permanent des chaînes de production, de vente, de la comptabilité, comme de toutes les briques qui composent l'ERP.

Les bénéfices sont rapides, et cela, au fil de l'agrégation de nouvelles données. L’anticipation des évènements et la prise de décision s'en trouvent facilitées.

Les entreprises bénéficient alors d'une meilleure productivité par une diminution des délais et d'une réduction importante des coûts.

4. Grâce à la mise en œuvre facilitée des 5 leviers SMACS de la transition numérique avec ces plateformes ERP

Selon le Syntec, les 5 axes d'une transformation digitale réussie repris sous l'acronyme SMACS, sont :

  • Social : utilisation des réseaux sociaux pour mieux interagir avec ses clients voire ses salariés.
  • Mobilité : le travail des salariés en déplacement.
  • Analytics : l’analyse des données pour comprendre et anticiper les évènements.
  • Cloud : la souplesse offerte par le cloud pour adapter son infrastructure à ses besoins.
  • Sécurité : Sécurisation de son infrastructure pour protéger ses données et processus

Ainsi les plateformes ERP, proposées par les grands de l’informatique sous forme cloud permettent aux entreprises de relever le défi de la transformation numérique de :

  • se connecter aux réseaux sociaux, notamment pour évaluer l'engagement des clients et communiquer avec eux.
  • travailler en déplacement ou en télétravail de façon collaborative.
  • prendre les bonnes décisions grâce à l’utilisation de modules d’intelligence artificielle pour analyser les informations reprises dans la base de données.
  • sécuriser votre infrastructure sur le cloud et vos données.

5. Ainsi la solution ERP devient le centre névralgique de votre entreprise

Avec cette plateforme ERP unique et intelligente, les différents modules retenus, vous pouvez :

  • Transformer votre entreprise grâce à sa capacité à s’adapter aux technologies du big data, de l’intelligence artificielle dans le traitement et l’analyse des données.
  • Gérer les différentes fonctions de l’entreprise : gestion de production, logistique, gestion commerciale, ressources humaines, contrôle de gestion, comptabilité, marketing, service clients, etc.
  • Piloter l’information au sein de l’entreprise en la centralisant dans une seule base de données et en donnant accès à cette base à vos salariés des différents services de l’entreprise qui deviennent donc interdépendants.
  • Anticiper les évènements grâce aux algorithmes prédictifs et prendre les bonnes décisions.
  • Gagner en temps et en efficacité : le gain de productivité.

Quelle solution ERP et quel intégrateur choisir ?

Le choix de la plateforme ERP et ses étapes

Avant de choisir un ERP, il est d’abord important de :

  1. Recenser les fonctions que couvre votre système d’information actuel.
  2. Déterminer les nouveaux besoins fonctionnels de vos différents métiers à couvrir.
  3. Comparer les fonctionnalités des différentes solutions du marché avec vos besoins.
  4. Sélectionner quelques une en fonction du sérieux et de la pérennité de l’éditeur et ses clients.
  5. Rédiger un appel d’offres structuré en organisant vos différentes exigences propres de façon à pouvoir évaluer et comparer efficacement, facilement les réponses fournies par les éditeurs.
  6. Demander une démonstration ou un POC, proof of concept ou démonstration de faisabilité à l'éditeur.
  7. Comparer les réponses apportées, les coûts à vos besoins et votre budget.

Orientez-vous vers une solution qui répond à vos impératifs, ce qui facilitera l'intégration du système ERP selon votre architecture informatique actuelle.

Le choix de l’intégrateur ERP, Entreprise de Services du Numérique, ESN

Même avec une excellente Direction des systèmes d'information, vous aurez besoin d'un intégrateur ERP, Entreprise de Services du Numérique, ESN, expérimenté pour vous accompagner dans le choix de l’ERP, son implantation dans votre système d’information et dans la migration de vos données.

Cet intégrateur ERP pourra également vous aider dans le pilotage de votre projet du début à la fin pour assurer son succès. Avec son expérience, vous profiterez aussi d’un accompagnement dans la conduite de changement.

Pour choisir l’intégrateur ERP, appuyez-vous sur :

  • son ancienneté sur le marché de l'ERP et de l’analytics,
  • la variété de ses clients,
  • sa méthodologie.

Les différents consultants du Groupe HLi, intégrateur ERP depuis 1997 et sur le marché du big data depuis 2014, vous accompagnent tout au long des étapes de votre projet :

  • De l’audit et du conseil pour vous éclairer dans vos choix technologiques
  • à la mise en œuvre des solutions informatiques et analytiques adaptées
  • et à l’accompagnement de vos salariés à la conduite du changement pour adopter de nouvelles méthodes engendrées par la nouvelle solution ERP.
Alassane CISSE, DGD du Groupe HLi

A propos de l'auteur

Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais, A. CISSÉ associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques pour répondre aux enjeux du marché et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, des solutions intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.