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Améliorez vos processus RH pour gagner en efficacité

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Le service RH occupe une place importante dans l’organisation de votre entreprise.
Il est en lien direct avec l’ensemble de vos collaborateurs. Son rôle est de recruter puis d’offrir les meilleures conditions de travail à vos équipes.
Le rendre le plus efficace possible en optimisant ses différents processus est primordial.

L’amélioration des processus RH permet de fluidifier la communication entre vos collaborateurs et votre département de gestion des ressources humaines.

Exemples de processus RH à optimiser

Le service RH doit exécuter un certain nombre de processus en fonction de différents cas de figure.

L’arrivée d’un nouveau collaborateur

processus RH à l’arrivée de nouveau collaborateur

Optimiser les processus RH pour mieux gérer l’arrivée d'une nouvelle recrue

Afin de permettre à votre collaborateur d’être rapidement opérationnel, plusieurs processus RH peuvent être mis en place :

Avertir ses collègues de son arrivée

Constater que l’on est attendu par ses collègues permet de mieux s’intégrer. Il est nécessaire que vos processus RH prennent en compte cette question.

Préparer son bureau et ses fournitures de travail

Si le fait d’arriver sans être attendu est gênant, ne pas disposer de matériel l’est d’autant plus. Un manque de préparation retarde fortement la mise au travail et l’intégration du nouvel arrivant.
C’est l’équipe chargée des infrastructures qui s’occupe généralement de la mise à disposition de ces fournitures, mais c’est au service RH d’en faire la demande.

Lui attribuer les accès aux ressources informatiques dont il a besoin

L’accès rapide à toutes les ressources informatiques est essentiel à un bon démarrage. C’est un processus déterminant que le service RH doit mettre en place en relation avec le service informatique de l’entreprise.
Exemple : création d’un compte de messagerie, mise à disposition de logiciels et services téléphoniques.

Organiser un parcours d’intégration

Ce parcours d’intégration va permettre au nouvel arrivant de se faire à son environnement, à ses interlocuteurs et de se mettre en confiance. Chaque responsable d’équipe peut lui présenter son service, par exemple.

La demande de congés

La demande de congés est un processus en 5 étapes qu’il est utile d’informatiser :

  • saisie de la demande de congés,
  • validation par le manager avec la visualisation du reste à prendre du salarié,
  • mise à jour du solde des congés,
  • prise en compte des congés du collaborateur sur le logiciel de paie,
  • archivage des données pour analyse, solde de tout compte et contrôles URSSAF et fisc.

Le remboursement des notes de frais

Processus RH de remboursement des notes de frais

Le remboursement des notes de frais

Cet autre processus peut être géré soit par le service RH, soit par le service comptable. C’est un processus qui nécessite beaucoup de précision et de bien définir à l’avance les règles de plafonnement des frais en fonction du type de frais et des règles URSSAF.

Le remboursement de la note de frais suit 4 étapes :

  • création de la note de frais,
  • vérification de la note de frais,
  • validation de la note de frais, la prise en comptabilité et le remboursement,
  • archivage comptable pour analyse, contrôles URSSAF et fisc.

Les demandes de remboursement de frais gérées efficacement peuvent motiver les équipes et améliorer leur productivité.

Le départ du collaborateur

Le départ comme l’arrivée d’un collaborateur nécessite différentes actions. Il s’agit souvent d’un moment critique où il est nécessaire d’éviter au maximum les erreurs.
L’objectif sera de rendre ce processus le plus fluide possible afin de se séparer de son collaborateur dans les meilleures conditions.

Il faut s’assurer que :

  • l’intégralité des accès informatiques et des accès physiques de l’entreprise lui soient retirés,
  • les ressources matérielles soient rendues (smartphones, tablettes et autres),
  • tout ce qui concerne l’aspect financier (solde tout compte, etc.) soit traité de façon optimale.

Les outils low code pour gérer vos processus RH

Il existe plusieurs solutions envisageables.

L’outil PowerApps administre tous vos processus dans l’univers Microsoft Dynamics 365

Si vous êtes un client Dynamics 365, vous bénéficiez de PowerApps. C’est un outil de création et d’optimisation des processus métiers, sans code (low code). Il s’adapte à tous les processus métiers et en particulier aux processus RH.

PowerApps :

  • propose des applications, des services, des connecteurs,
  • fournit des canevas et/ou des modèles à partir desquels vous pouvez développer des applications pour répondre aux besoins de votre entreprise sans développement compliqué.

Créer une application

Avec PowerApps, créez des applications métiers sans code

Avec PowerApps, créez des applications métiers sans code

 À partir d’un canevas

  • Concevez et créez, à partir d’un canevas Microsoft, une application métier que vous pouvez personnaliser en « glissant-déposant » les données dont vous avez besoin.

À partir d’un modèle

  • Créez une application métier à partir d’un modèle formaté
  • Intégrez-y au fur et à mesure les éléments nécessaires par « glisser déposer »

Vos collaborateurs déjà familiarisés avec les interfaces Microsoft de la suite Office 365, développent, ainsi, facilement vos processus RH.

L’interface de PowerApps pour gérer vos applications RH

L’interface de PowerApps pour créer vos applications et processus RH

PowerApps offre également une large panoplie de connecteurs. Vous pourrez connecter vos processus métiers avec les applications dont vous disposez déjà, rendant vos processus plus opérationnels.

La plateforme BPM K2 pour manager tous vos processus à travers un SI disparate

Le BPM est une réelle alternative à l’implantation d’un logiciel SIRH afin d’améliorer vos processus RH. Son agilité lui permet de répondre aux besoins en matière de ressources humaines de manière rapide et fonctionnelle.

Grâce à la solution BPM K2 ou Business Process Management, low code ou no-code, qui nécessite peu ou pas de développement, vous pouvez :

  • créer, modéliser et optimiser vos processus RH sans investissement informatique et sans développement coûteux.
  • connecter lesdits processus RH avec des solutions tierces déjà présentent dans votre SI. Grâce aux différents connecteurs disponibles sur la plateforme BPM, vous pouvez par exemple, relier une liste de tâches sous SharePoint ou à d’autres solutions.
  • utiliser votre outil BPM pour gérer les processus de tous les services de votre entreprise.

Vous bénéficierez d’une solution vous permettant :

  • d’optimiser la quasi-totalité des processus de votre entreprise.
  • de faire communiquer vos différents services entre eux. Par exemple, faire communiquer votre service commercial qui vient d’enregistrer une vente de produit avec votre service approvisionnement pour passer la commande et votre service financier pour le financement de la commande.
L’interface de la solution BPM K2 pour gérer vos processus RH

L’interface de la solution BPM K2 pour gérer vos processus RH

Les avantages de PowerApps et du BPM K2, sans code pour gérer vos processus RH

L’utilisation d’outils de création et d’optimisation des processus dit BPM présente de nombreux avantages. Ils permettent de capitaliser sur l’expérience et les compétences des salariés.

Créer, modifier, optimiser tous vos processus rapidement

À tout moment vous pouvez :

  • créer une nouvelle tâche et modifier les processus existants,
  • concevoir un nouveau processus.

Fiabiliser chaque étape des processus RH ou autres métiers

Aucune tâche ne va être oubliée. Si une nouvelle sous tâche se présente, il est facile de l’intégrer dans le processus global et de l’automatiser.

Être plus efficace et gagner du temps

Vous libérez les équipes RH des tâches administratives en automatisant les envois de mails répétitifs, par exemple.

Valoriser les compétences de vos salariés

Dès que ces tâches à faible valeur ajoutée auront été automatisées, l’équipe RH et les équipes des services administratif et informatique, par exemple, peuvent se concentrer sur des sujets à plus forte valeur ajoutée.

Sécuriser et centraliser les informations

Grâce à la digitalisation des processus RH qui relie salariés, documents et actions à réaliser.

Faciliter l’intégration des nouveaux salariés

La mise en place d’un processus d’intégration via un outil BPM, type PowerApps ou K2, permet d’établir une liste des opérations successives liées à l’embauche d’un salarié et sa transmission aux différents acteurs liés au processus (informatique, service paie, …). Résultat, aucune étape ne sera oubliée. L’intégration peut bien se dérouler.   

Suivre en temps réel et manager les processus RH

Ainsi, vous pouvez suivre des indicateurs clés pour les RH (nombre de demande de congés mensuelle, nouveaux salariés intégrés sur les six derniers mois, etc.)

Le Groupe HLi vous aide à mettre en place vos processus RH

L’implantation de solution, quelle qu’elle soit, nécessite un certain nombre d’analyses, de prérequis et de méthodes qu’il est indispensable de valider et de mettre en place. C’est la raison pour laquelle, le Groupe HLi vous accompagne avec pragmatisme, tout au long de votre projet RH :

  • de l’audit de votre Système d’Information (SI),
  • à la recommandation de la meilleure solution,
  • à l’intégration de la solution que vous aurez retenue.

Nos consultants formés, certifiés et expérimentés sur la gamme de solutions proposées, disposent des compétences nécessaires pour vous accompagner dans l’évolution de votre système d’information (étude des besoins, conception, mise en place, exploitation, suivi / reporting, formation).

 

Alassane CISSE, DGD du Groupe HLi

A propos de l'auteur

Alassane CISSÉ est DGD IT du Groupe HLi. Docteur en Informatique, il a été chef de projet et responsable de BU, responsable des clients et des projets dans différents secteurs et différentes technologies. Désormais, A. CISSÉ associe compétences analytiques, mathématiques et informatiques pour répondre aux enjeux du marché et propose aux clients des solutions de gestion, comme le CRM, les ERP et le BPM, des solutions intelligentes, mobiles, sur le cloud ou sur les serveurs internes.